我們知道，從報價單到最終訂單需要經過各個不同的階段。包括報價前的準備、通客戶協商價格、根據客戶反饋意見來進行修改、根據報價單轉換銷售訂單或報價失敗原因分析等多個環節。一般的信息化管理軟件往往只可以做到根據報價單轉換銷售訂單這個環節。而 CRM軟件則恰恰能解決上述這些問題。
一、為什么要實現報價的過程管理?
在傳統的報價管理體系下，往往由于缺乏過程管理而導致不少問題，甚至有些企業為此鬧出了不少的笑話。如不同的業務員會像同一個客戶報產品的價格，更有甚者不同業務員報的價格都不同。這肯定會給客戶帶來不好的印象。因此，如果不對報價的整個過程進行管理，企業可能會遇到不少問題，例如：
1、不同的業務員會對同一個客戶進行報價
企業在報價管理中，大多只關注一些老客戶。而對于一些潛在的客戶都是口頭報價，換句話說，就是在系統中沒有相關的紀錄。結果造成有些業務員出于各種原因就會不斷的像這些潛在客戶進行報價。而由于彼此之間信息溝通不是很暢通，結果對于同一個產品報的價格也會有差異。這會給客戶一個很不好的印象。可以想象，連報價這么簡單的作業都管理不好的話，客戶怎么會相信企業能夠按時保質的交貨呢?
2、對于報出去的價格缺乏追蹤
據筆者了解，許多企業的業務員只管把價格報出去。而對于價格報出去以后后續的工作缺乏有效的追蹤。銷售經理或者其他管理人員不了解客戶的反應。如客戶是嫌企業報的價格高又或者是因為銷售人員缺乏熱心才拒絕接受企業的報價的。企業對于報價的一個基本要求就是每一份發出去的報價單都需要得到客戶的響應。就算客戶時負面的評介也行。但由于過去企業缺少報價過程的管理，為此報價單發出去后續的追蹤都將無法進行。
3、銷售機會、潛在客戶、產品報價、銷售訂單、折扣等之間無法連成一線
報價作業實際上是貫穿于很多作業之中的。給客戶報價或者從報價單生成銷售訂單只是報價作業中的少數幾個環節罷了。而如果在報價管理中，只采用了幾個環節， 忽視了與其他作業結合的話，則無法通過報價作業這條主線把相關的幾個環節連接起來。如此的話，就無法獲得好的報價管理效果。
二、CRM如果實現報價的過程管理
1、通過定價引擎獲取產品價格信息
其實，在大部分的CRM產品中都已經實現了定價引擎技術。簡單而言，定價引擎即企業管理者預先設置好的一套價格管理機制。只要銷售人員輸入一些基本的信息，如產品名稱、客戶付款條件、付款方式等 信息，系統就會自動根據預先定義的規則計算出一個相對合理的價格。這樣銷售人員即可根據這個價格來向客戶報價。通過定價引擎來獲取價格信息，能保證從營銷活動開始的六成得到了正確的應用。比如根據定價引擎得到的價格即企業默認的報價。 如果銷售人員給客戶的價格與這個價格有出入的話，那么就一定要在系統中進行注明。因為這樣做對企業后續的分析與追蹤工作是十分有利的。同時，通過權限的控制，企業還可以設置銷售人員在多大的幅度內可以對定價引擎給出的價格進行修改。 在定價引擎的幫助下，顯然有利于企業提高對報價過程的控制。
2、提供一個同一的價格管理平臺
報價的流程涉及多個方面，無論是在前期跟潛在客戶協商中，還是在后期答應客戶的促銷條件，又或是最終轉換為銷售訂單，都涉及到報價的流程。比如為了促使客戶及早付款，企業會設置相關的商業折扣來吸引客戶;而且可能還會有數量折扣等等。那么現在給企業業務員的一個難題是，在以后的接觸中，如何把這些吸引客戶下單的信息在適當的時候傳遞給客戶呢?這是企業管理中的一個難題。如果一套嚴格的管理機制，有哪個銷售人員會每次向客戶報價的時候都不厭其煩的把優惠措施介紹一遍呢?據筆者了解，有的企業，他們的業務員就自作聰明。以為上次向客戶介紹過了企業的優惠措施，這次就不用介紹了。其實這是錯誤的。其實企業的某些優惠措施就是要向客戶狂轟濫炸才會有效果。另外這些優惠措施如何落實到具體的報價與訂單中呢?由于企業的優惠措施可能比較多(如商業折扣、數量折扣、促銷等等)，而且不同的客戶還可能可以享受不同的優惠措施。為此如果靠手工管理 ，則很難做到萬物一失。 為此，企業希望有一個平臺，可以把跟客戶的前期承諾、給客戶的報價、銷售訂單的價格之間聯系起來，做到相會對應、相互約束。而不是等到客戶來投訴企業搞價格欺詐的時候才發現問題。此時企業的信譽度就會大打折扣了，即使再進行彌補效果也是非常有限。
3、對于失敗報價記錄的管理
對于管理者而言，實際上他們可能更加關注那些失敗的報價單。因為他們需要知道客戶是出于什么原因不接受這份報價單。比如是由于業務員提供價格比競爭對手慢了;又或者是價格太高等。CRM系統可以預先對報價單失敗的原因進行分類。然后在實際發生的時候，銷售人員只需要選擇就可以。這樣不但加快了操作的速度， 也有利于后續的統計。在系統中還以統計各種原因導致的銷售訂單失敗的百分比，為管理員進行下一步工作提供數據上的支持。
除此以外， 在CRM系統中，還可以設置報價單的響應期限。比如在報價單開出去十天后如果銷售人員還有任何動作 ， 系統會自動法郵件或通過其他方式督促銷售員進行追蹤等等。
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